La LOPD y los peligros de adaptarse uno mismo/a

La situación económica actual, unida a la autogestión que permiten muchas plataformas online de todo tipo, han hecho que la tendencia de hacerlo todo uno mismo se haya asentado en los últimos años. Las herramientas están a tu alcance, muchas veces de forma gratuita (o casi), y toda la información está a un click de distancia pero, ¿qué beneficios y, sobre todo, qué riesgos conlleva? Lo comentamos.

Ventaja evidente: lo haces tú y te ahorras unos euros

La situación de crisis que hemos sufrido (y seguimos sufriendo) en nuestro país, tanto la financiera de 2008 como la provocada por la pandemia del COVID19 de 2020, ha proporcionado un escenario laboral en el que cada vez surgen más emprendedores (generalmente, autónomos/as o pequeños/as empresarios/as), como puede que lo seas tú.

Personas que, por su cuenta y riesgo, deciden iniciar su propio negocio, ya sea por necesidad (fin del subsidio, paro de larga duración…) o por sus deseos de “libertad” (ser su propio jefe).

Además, los avances tecnológicos han permitido la proliferación de herramientas online para casi cualquier necesidad de un negocio, a un precio asequible, muchas veces en un sistema de autogestión: gestoría online, CRM, editores web…. Es más, muchos emprendedores usan estas herramientas como plataforma para su propio negocio online, como puede ser una tienda virtual.

Una de las características más habituales en un autónomo/a o pequeña empresa que inicia su actividad es la falta inicial de recursos. Todo son gastos, especialmente si se va a contratar a personal y/o abrir oficina o local, y los ingresos no siempre llegan al ritmo deseable. Pero esto no es solo un problema de los inicios. Muchos negocios más o menos consolidados se han encontrado estos años con dificultades económicas.

Así, esta falta de recursos (inicial o sobrevenida) ha propiciado la tendencia de hacerlo todo uno mismo, bajo la sensación (muchas veces, ficticia) de ahorro en costes. Hacerse una página web, llevar la contabilidad, gestionar la estrategia de marketing online o posicionamiento SEO… o, como en el caso que nos ocupa, adaptarse uno mismo a la LOPD-GDD / RGPD.

Como hablamos en el artículo “Cumplir la LOPD no tiene por qué ser caro“, la realización de las gestiones de adaptación a la LOPD no exige del pago de ninguna tasa, ni ningún impuesto ni ningún otro gasto. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece en su web multitud de información y recursos gratuitos para que, el que así lo desee, pueda realizar su propia adaptación LOPD sin cargo.

Por tanto, el beneficio está claro: no hay que pagar ni un solo euro.

Riesgos de una “autoadaptación” a la LOPD

Los perjuicios de adaptarse uno/a mismo/a a la LOPD son variados, aunque los podemos resumir en tres: vas a tener que dedicarle mucho tiempo y, aun así, rara vez la adaptación estará realmente bien hecha (lo decimos con conocimiento de causa). Además, si algo pasara (inspección, ejercicio de derechos) tendrás que recurrir igualmente a un profesional.

Falta de conocimiento legal

Suele suceder que uno es hábil en determinadas facetas de la vida. Al emprender, parece que las habilidades deben multiplicarse, y aprender a hacer un poco de todo dentro de la empresa.

Sin embargo, el adquirir ciertas habilidades no nos convierte en expertos en materias que no son “las nuestras”. Así, el estar habituado al uso de Internet no me convierte en un diseñador web, ni el hecho de que la información sobre protección de datos sea pública te convierte a ti en un consultor LOPD/RGPD.

Por tanto, nos encontramos ante el primer problema fundamental: la falta de conocimiento. Realmente, ¿estará bien hecha la adaptación? ¿Sabrás interpretar bien las diferentes normativas de protección de datos, comunicaciones electrónicas, ciberseguridad o consumo? El Registro de Tratamientos (equivalente a los Ficheros NOTA que había que registrar en la AEPD), ¿estarán correctos? ¿Estarán todos? Tus textos legales, ¿estarán completos y serán adecuados?

Esto no es una cuestión baladí. Si te haces tu propia web y no está muy bien hecha, lo peor que te puede pasar es que el usuario se vaya (esto puede ser crítico si tu negocio es online, pero ese ya es otro tema).

Pero si tu implementación LOPD-GDD/RGPD no está bien hecha, lo peor que te puede pasar es una sanción económica que, en muchas ocasiones, puede suponer el cierre de tu negocio. ¿Te compensa arriesgarte?

Falta de tiempo

El proceso de adaptación necesitará seguro de cierta formación, y se pueden presentar múltiples dificultades. Debes tener tiempo para realizarla en su totalidad: leer la legislación, generar la documentación, implementar los cambios en tus procesos de tratamiento de información…

La autoadaptación te va a llevar una buena cantidad de horas.  Es inevitable. ¿Las tienes?

Como algo pase…

El problema fundamental es, como indicábamos antes, la falsa sensación de seguridad: nunca sabrás si realmente lo que has hecho está bien hecho, hasta que algo pase.

El problema es que ese “algo” suele ser un hecho crítico para tu negocio: una brecha de seguridad (hackeo, pérdida de dispositivo, robo…), una solicitud de derechos o una inspección de la AEPD. En ese momento, y no antes, sabrás de la importancia de gestionar tus asuntos de protección de datos (o cualquier otro, en realidad) de manera profesional.

Lo peor es que, cuando te hayas decidido, es posible que ya sea demasiado tarde.

No te lo pienses: contrata seguridad

Como la mayoría de la gente de empresa no tenemos tiempo para casi nada, no tenemos conocimientos específicos más allá de nuestras especialidades, y podemos hacer algo mal que haga que nos pueda caer una buena multa, lo ideal es contratar este servicio a un tercero experto en la materia.

Las tarifas de ExpertosLOPD® van desde solo 99€ por la adaptación LOPD de un autónomo, o desde 149€ para empresas o asociaciones. Realmente, ¿crees que te merece la pena invertir tu tiempo en algo tan complejo y arriesgarte a hacerlo mal, cuando por estas cantidades lo tienes (bien) hecho?

En resumen

• Adaptarse uno mismo a la LOPD, por obligación o no, es posible.
• Si lo haces, te ahorras unos euros.
• Eso sí, te va a llevar tiempo, y generalmente, no estará bien hecha. Eso sí, no lo sabrás… hasta que pase algo y sea demasiado tarde.

Y tú, ¿qué opinas sobre las autoadaptaciones a la LOPD? ¿La has hecho para tu negocio? ¿Cómo fue la experiencia? ¡Tus comentarios y valoraciones nos interesan!