Cuando emprendes un proyecto laboral, ya sea formando una empresa o comenzando una actividad como autónomo, debes tener en cuenta no solo los pasos a seguir para llegar donde quieres, sino las normas que debes cumplir por el camino.

Entre ellas está la normativa de Protección de Datos (RGPD, LOPD-GDD y LSSICE), que requiere de conocimientos jurídicos y técnicos para poder implantarla en tu actividad. Lo más normal es que conozcas todas las particularidades de tu profesión, pero desconozcas cómo cumplir correctamente con esta normativa, y por ello deberás acudir a alguna empresa que te lo gestione.

En este sector, como en tantos otros, es muy importante decidir bien en quién confiar, ya que existe mucho intrusismo profesional (gestorías, o administradores de fincas metidos a gestionar protección de datos) y tomar una mala decisión puede salirte muy caro. Lo mejor que puedes hacer, es acudir a empresas profesionales y especializadas en el sector, ya que solo estas son garantía de un cumplimiento normativo adecuado, que en el futuro te evitará cuantiosas sanciones.

Pero ¿qué debes tener en cuenta a la hora de escoger una empresa de protección de datos? ¿cómo puedes saber que estás eligiendo bien? Te ayudamos con 10 sencillos consejos.

 1. Experiencia en Protección de Datos

Lo primero a considerar a la hora de seleccionar una empresa de protección de datos es que tenga una amplia experiencia en el sector. Una empresa con varios años de antigüedad se habrá ido adaptando a los tiempos, tendrá más recursos a la hora de resolver problemas y conocerá mejor la materia, que otra de nueva creación.

Además, es importante conocer la formación del personal que trabaja en la empresa. Deberá estar especializado en protección de datos y contar con juristas y técnicos con formación digital para poder dar un servicio completo, sin fugas.

2. Soluciones para cada sector

Debes saber que no todas las empresas necesitarán lo mismo para adaptarse a la normativa. Una buena empresa de protección de datos te ofrecerá soluciones específicas para cada uno de los problemas que se planteen en tu sector. Una clínica no necesita lo mismo que una inmobiliaria, de modo que, a la hora de escoger, elige aquella empresa que sepa resolver las cuestiones específicas de tu actividad.

Tus futuros gestores deberán preguntarte antes de realizar la contratación a qué te dedicas y qué tipo de datos tratas, entre otras cuestiones, ya que el trabajo a realizar será diferente. Si no lo hacen desconfía, no hay un modelo que valga para todo el mundo.

3. Servicio completo

Una buena empresa de protección de datos te ofrecerá un servicio integral, dándote exactamente aquello que tú necesitas, ni más ni menos. Por ejemplo, si por tu actividad necesitas EIPD deberán informarte, pero no incluírtelo en el servicio sin que sea necesario.

Debes saber que la documentación no será estática en el tiempo. Para cumplir con la normativa los documentos deben permanecer actualizados, por ello, tendrán que adaptarse tanto a los cambios que se produzcan en tu actividad como a las modificaciones que sufra la normativa a lo largo del tiempo.

Busca siempre profesionales que te ofrezcan un servicio completo, que te acompañen a lo largo de tu actividad profesional, y te entreguen la documentación personalizada.

4. Precio Justo

Cumplir con el RGPD y la LOPD-GDD no tiene por qué ser caro. Compara los distintos presupuestos que te ofrezcan y elige aquel que consideres adecuado a los servicios que te van a prestar.

El precio puede variar según el tratamiento de datos que realices en tu actividad, la documentación que necesites, y los servicios adicionales como el DPD. Eso sí, una tarifa demasiado baja debe hacernos desconfiar.

No aceptes nunca ofertas a coste cero o a un coste ínfimo, ya que además están perseguidas por la ley. Tampoco caigas en la trampa de pensar que con la realización de un curso ya tienes tu actividad adaptada en materia de protección de datos, pues no es verdad. La normativa no exige la realización de ningún curso, esto son solo distintas argucias que utilizan empresas malintencionadas para venderte sus servicios.

5. Trato personal

En muchas empresas de protección de datos, en especial las de mayor tamaño, se hace especialmente difícil contactar cuando surgen dificultades o dudas. Es recomendable contratar una empresa en la que te faciliten varias vías de contacto directo con el personal, y que el trato que te proporcionen sea el adecuado para solventar las incidencias que hayan podido surgir.

Además, es importante que la respuesta sea rápida, sobre todo en situaciones que exigen celeridad, como el protocolo de actuación ante una brecha de seguridad.

6. Asesoramiento continuado

La protección de datos no es algo que se implanta y luego se olvida, debe de ser continua.

El servicio de protección de datos que contrates no solo debe incluir toda la documentación necesaria para tu actividad, sino que es importante que cuentes también con un asesor personal que te guíe en tu proceso de adaptación para cumplir correctamente con la protección de datos en tu empresa. Tu asesor debe facilitarte el proceso, resolviendo todas tus dudas y ayudándote a implementar nuevas medidas cuando tu actividad cambie.

7. ADN Tecnológico

Hace 15 años no teníamos el mundo digital con el que contamos ahora, y dentro de 15 más quién sabe qué podremos llegar a hacer a través de él. Es muy importante que la empresa de protección de datos que escojas tenga un personal formado y actualizado en entornos digitales. Debe conocer de ciberseguridad, cumplimiento de obligaciones en redes sociales, páginas web, etc. e incorporar las nuevas tecnologías y avances en materia de seguridad de la información para ofrecerte siempre servicios novedosos y útiles.

8. Seguro de responsabilidad civil

Que la empresa que vas a contratar cuente con este seguro es garantía de solvencia. El objeto del seguro de responsabilidad civil específico para este servicio debe cubrir tanto las sanciones impuestas, como las indemnizaciones y gastos de defensa que hayan de hacerse como consecuencia del daño que cause su incumplimiento o negligencia.

9. Clientes satisfechos

Las opiniones de los clientes son muy importantes. Las verificamos para escoger el hotel al que queremos irnos de vacaciones, entonces ¿por qué no revisarlas a la hora de contratar algo tan importante como un servicio de protección de datos? Verifica las opiniones que otros clientes tienen de la empresa que te interesa, infórmate, revisa y decide. Son personas que han estado en el mismo punto que tu y se han decidido a contratarles. Si han quedado contentos con el servicio, tenlo en cuenta.

10. Condiciones por escrito

No te quedes con la información y las garantías que te den de palabra. Pide por escrito todas las condiciones de los servicios que te ofrezcan, y asegúrate de que son lo que necesitas antes de comprometerte a contratarles. Además, revisa que ellos mismos cumplan con la normativa, si tienen web comprueba que disponen de los textos legales necesarios y que quedan claramente expuestas las condiciones de su servicio. Evitarás sorpresas desagradables.

 

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