Para llevar a cabo la formación y educación de los alumnos, los centros de enseñanza necesitan tratar sus datos de carácter personal, así como los de sus padres y tutores. La protección de datos en los centros educativos es tan importante que la propia AEPD ha elaborado una guía con las obligaciones y recomendaciones a seguir. Pero ¿Qué datos recogen? ¿Pueden publicarlos en la web del centro? ¿Cuándo se necesita el consentimiento de los padres? Respondemos a estas y otras preguntas a continuación.

¿Qué datos recogen los centros educativos?

Recordemos que los datos personales son aquellos que permiten identificar a una persona física: nombre, apellidos, domicilio, teléfono, e-mail, etc. Estos datos se facilitan al centro al rellenar el impreso de inscripción, y es la gestión de la relación jurídica que se crea, la causa que legitima su tratamiento.

Pero junto a estos, la ley de educación permite a los centros escolares recabar otros datos de carácter personal para poder ejercer la función docente y orientadora de los alumnos. Estos datos tendrán relación con:

  1. Información sobre la situación familiar de los alumnos. Los centros podrán obtener datos tanto de los alumnos como de los padres. Este punto es importante sobre todo en el caso de padres divorciados, donde el centro debe conocer quién ostenta la patria potestad para la prestación del consentimiento de los menores, o la recogida de los mismos en el centro.
  2. Características o condiciones personales del alumno. Podrán recabar datos de salud (datos sensibles) siempre que sean necesarios para el ejercicio de la función educativa: Discapacidades, enfermedades crónicas, alergias, intolerancias alimentarias y TDAH. Así como aquellos que se obtengan del centro médico al que ha sido trasladado el alumno por un accidente o indisposición. También aquellos recogidos en la enfermería o el psicólogo del centro, por heridas, vacunación, acoso, ansiedad, etc.
  3. El desarrollo y resultado de la escolarización del alumno. Notas, situación académica, asignaturas elegidas, etc.
  4. Otros datos cuyo conocimiento sea necesario para educar y orientar a los alumnos.

 El tratamiento de estos datos tiene dos límites:

  • No podrán usarse para ningún fin distinto del educativo (recordemos la función docente y orientadora).
  • Los profesores, y el resto de personal que tenga acceso a los datos personales de los alumnos y sus familias, debe cumplir con el deber de guardar secreto recogido en el art. 5 de la LOPD-GDD

Derecho de información

Los centros educativos no necesitan el consentimiento de los titulares de los datos para su tratamiento, ya que están legitimados por el ejercicio de la función educativa y la relación jurídica derivada de la matriculación del alumno. Pero sí deben asegurarse siempre de que se cumple con el deber de informar, de forma clara e inteligible, y utilizando un lenguaje sencillo. En el documento donde se soliciten los datos personales, se deberá indicar siempre:

  • La identidad del responsable del tratamiento
  • La finalidad para la que se recaban los datos
  • La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos
  • Los destinatarios de los datos
  • Los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos
  • El plazo de conservación de los mismos
  • Los datos del DPD (obligatorio para centros docentes)

¿Pueden recabar datos al margen de la función educativa?

Los centros pueden recabar datos para otras finalidades legítimas, como dar a conocer la oferta académica, participar con los alumnos en concursos educativos u ofrecer servicios deportivos, de ocio o culturales, como excursiones, visitas a museos, etc. En estos casos, se podrá recabar los datos con el consentimiento previo, inequívoco y específico de los alumnos si son mayores de 14 años, o de sus padres o tutores si son menores. Siempre cumpliendo con el derecho de información: determinando la finalidad para la que se recogen los datos y permitiendo a los interesados oponerse.

Tratamiento de las imágenes de los alumnos

Cuando se celebran fiestas o actos escolares en los centros educativos, los protagonistas del evento son tanto los alumnos como los profesores. Por ello, es normal que los familiares, así como el propio centro, tomen fotografías y/o graben vídeos en los que se recogen sus imágenes. Pero esta práctica tan común da lugar a numerosas dudas.

Si el centro escolar es quien capta las imágenes con fines educativos, como trabajos escolares o evaluaciones, podrá realizar dicho tratamiento sin necesidad del consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores. Pero, cuando no tenga fines educativos, sino que se trate de imágenes que se captan para, por ejemplo, publicar en la revista escolar o en la web del centro, necesitarán contar con el consentimiento previo de los interesados, a quienes habrán tenido que informar de la finalidad, y en especial, de si las imágenes van a ser accesibles para todo el mundo o solo para los miembros del centro educativo.

En el caso de que las imágenes sean captadas por terceros, por ejemplo, por la empresa que presta una determinada actividad extraescolar, hay que distinguir si la grabación se realiza por encargo del centro educativo, en cuyo caso éste deberá obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores, o si es el tercero quien toma la fotografías o graba los vídeos para sus propias finalidades, en cuyo caso tendrá que contar con consentimiento previo de los interesados, ya sea porque lo recabe él mismo o a través del centro, quien deberá especificar que el tercero es el responsable del tratamiento.

Por último, si son las familias las que toman fotografías o graban vídeos en los que aparecen alumnos, profesores, etc. se entiende que la captación de estas imágenes corresponde a una actividad personal, inscrita en el marco de la vida privada, familiar y de amistad, por lo que no se les aplica la normativa de protección de datos. Eso sí, la ley de educación permite a los centros impedir la toma de imágenes en sus instalaciones, por lo que si el centro escolar establece este criterio no se podrán tomar fotografías o grabar vídeos personales.

Publicación de datos en la web y en las RRSS

Es habitual que un centro educativo cuente con una web donde exponga las actividades que realiza, los servicios que presta, etc. Y que publique en su página información con datos personales del personal del centro y de los alumnos.

Si para acceder a dicha información hay que entrar en una zona restringida de la web, reservada a alumnos y profesores del centro, y protegida por usuario y contraseña, se podrán publicar sin consulta previa dichos datos, aunque por responsabilidad es conveniente informar a los interesados.

Si por el contrario la web está abierta a todo el mundo, será necesario el consentimiento informado previo con todos los requisitos que hemos visto anteriormente. Igualmente, se necesitará el consentimiento si se van a publicar dichos datos en redes sociales, donde además se deberá informar de en qué redes sociales se van a publicar y quién podrá ver dicha publicación. En el caso de la publicación de fotografías o vídeos de los alumnos será necesario siempre el consentimiento previo del alumno o de sus padres o tutores mientras que puedan ser identificados a través de las imágenes, es decir, que si se pixelan las caras no necesitarán dicho consentimiento.

 

Como vemos, en el caso de los centros educativos es muy importante tratar adecuadamente los datos personales, ya que se realiza un tratamiento de datos sensibles y de personas vulnerables, como son los menores de edad. En Expertos LOPD® tenemos un servicio específico de protección de datos para centros educativos. Estudiaremos tu caso y te asesoraremos de manera personalizada, ¡contáctanos!

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Somos ExpertosLOPD®, despacho especializado en protección de datos. Queremos que nuestros clientes, ya sean empresas o profesionales, puedan cumplir las engorrosas e indescifrables normativas de protección de datos (RGPD, LOPD-GDD, LSSICE) de forma completa y correcta, a precios razonables.